Messe-PR – Tipps für eine gut organisierte Kommunikation

Ihre erste Lektion in Sachen Messe-PR hat Mirjam Seibold kürzlich bei verschiedenen Branchenmessen erhalten. Unsere „Neue“ im Ansel & Möllers Team für B2B-PR hat ihre Kunden erstmalig beim sogenannten „Messe-Frühling begleitet. Ihren Erfahrungsbericht und einen Leitfaden für eine gut organisierte Kommunikation gibt’s hier:

Ab auf die Messe! Anfangs des Jahres – da war ich gerade mal drei Monate in der Ansel & Möllers B2B-Unit beschäftigt – durfte ich die Erfahrung machen, was es heißt, den Messe-Marathon unserer Kunden von Anfang bis Ende zu begleiten.

Was ist eigentlich der SHK-Messefrühling?

In der Sanitärbranche finden zum Auftakt des laufenden Jahres zahlreiche Messen statt. Der 2016er-Startschuss war für mich zum einen die SHK in Essen – die besucherstärkste nationale Fachmesse für die Branchen Sanitär, Heizung, Klima und erneuerbare Energien – und zum anderen die Light & Building in Frankfurt, die Welt-Leitmesse für Licht- und Gebäudetechnik.

Während meine Kunden dort ihre Produkte und Neuheiten präsentierten, sollte es meine Aufgabe sein, die Pressevertreter über den Stand zu führen und mit relevanten Informationen zu versorgen. Für mich als „Neuling“ war vor allem interessant, die Journalisten und Redakteure, mit denen ich ja oft täglich telefoniere, endlich mal persönlich und „von Angesicht zu Angesicht“ kennenzulernen. Allerdings war die Arbeit AUF der Messe – im Vergleich zu den Vorbereitungen – nur die Spitze des Eisbergs. Der Countdown für die Erstellung aller PR-Unterlagen beginnt lange davor:

Das Kundenbriefing – Startschuss für die Messe-PR

Beim ersten Jour Fixe mit meinen Kunden Anfang des Jahres lernte ich diese endlich persönlich kennen. Der Zeit- und Maßnahmenplan für das erste Halbjahr, den das ganze Team in den letzten acht Wochen erarbeitet hat, wurde besprochen und bei dieser Gelegenheit dann auch gleich die Messethemen festgelegt. Das Ergebnis: Drei Produktneuheiten sollten der Presse vorgestellt werden. Das hieß für mich: Pressemitteilungen erstellen und bebildern. Auf ging’s zurück in die Agentur und ran an die Tasten.

8 Wochen vor Beginn der Messe gehen die Vorbereitungen los – mindestens.

1. Hierbei müssen folgende Fragen mit dem Kunden geklärt werden:Wie sieht der Messeauftritt aus? Was sind die relevanten Produkte? Welche Themen sind für Presseinformationen geeignet?
2. Welche Presseaktionen sollen umgesetzt werden? Sollen Pressemappen erstellt werden und wenn ja, wie viele? Wird es Pressegespräche am Stand oder sogar eine Pressekonferenz geben?
3. Müssen im Vorfeld noch Bilder gemacht werden?
4. Sind genügend Pressemappen und Blanko-CDs da? Ist Logopapier des Kunden vorrätig? Falls nötig, kann es jetzt noch rechtzeitig nachbestellt werden.
   
   Außerdem kümmert sich die Agentur derweil um Folgendes:
   
5. Welche Medien berichten in welchen Ausgaben über die Messe? Die relevanten Redaktionsschlüsse werden notiert und ein E-Mail-Verteiler der Redaktionen erstellt. Das ist die Grundlage, um Medien mit wichtigen Informationen zu beliefern.
6. Soll ein Pressefach angemietet werden oder möchte unser Kunde einen Eintrag in den Presseführer? Dann müssen Absprachen mit der Presseabteilung der Messe getroffen werden.

4 Wochen vor der Messe – Abstimmung der Pressetexte

Die fertigen Entwürfe der Pressetexte schickte ich zur Freigabe an den Kunden, wo die zuständigen Produktmanager sie auf ihre Richtigkeit prüften. Dieser Abstimmungsprozess kann bis zu zwei Wochen dauern und muss unbedingt beim Zeitmanagement berücksichtigt werden.

Bei internationalen Messen gilt es, auch den fremdsprachigen Messebesuchern entsprechende Pressemappen anzubieten. D. h. die freigegebenen deutschen Pressetexte müssen übersetzt und vom Kunden abgenickt werden.  Diese Abstimmungsschleife konnte ich mir bei der SHK in Essen sparen: Auf die nationale Messe kommen größtenteils regionale Pressevertreter.

2 Wochen vor der Messe – Pressemappen konfektionieren

Spätestens zwei Wochen vor Messebeginn sollten die Texte abgestimmt, korrigiert und druckreif sein. Dann geht’s ans Konfektionieren. Ich habe dazu eine Master-Datei mit dem entsprechenden Bild- und Textinhalt erstellt. Das Brennen der CDs, das Ausdrucken und das Einsortieren der Meldungen in die Pressemappe haben Mitarbeiter unserer Kunden übernommen.

Parallel habe ich Vertreter der Fachpresse an den jeweiligen Kundenstand eingeladen. Sobald die ersten Rückmeldungen der Redakteure kamen, war es meine Aufgabe, das Terminmanagement auf dem Stand zu verwalten.

Es ist soweit: Messe-Time

Presseunterlagen, Schreibzeug, Visitenkarten, Zugticket und Eintrittskarte – als alles gepackt war, ging es los.

Ich stellte fest: Als Besucher auf einer Messe zu sein, ist das eine. Zusammen mit dem Kunden die Besucher eines Messestandes zu betreuen, ist etwas ganz anderes.

Um mich zu orientieren und einen Überblick zu bekommen, bin ich vor Messebeginn erst einmal schnell alleine über den Stand gelaufen.

Meine Aufgabe war ja, die Journalisten zu begrüßen, mit Getränken zu versorgen, über den Stand zu führen, Fragen zu beantworten und die Produktneuheiten zu präsentieren. So die Theorie. Doch wer von den vielen Leuten auf dem Stand waren jetzt Journalisten? Es hat etwas gedauert, bis ich die „normalen“ Standbesucher von den Pressevertretern unterscheiden konnte. Deswegen überließ ich die ersten Gespräche meinen erfahrenen PR-Kolleginnen, hörte gut zu und lernte.

Die vielen Eindrücke und Gespräche ließen die Zeit auf der Messe wie im Flug vergehen. Am Ende des Tages hatte ich schmerzende Füße und zahlreiche neue Visitenkarten in der Tasche – einige dieser Kontakte hab ich im Nachgang noch einmal kontaktiert und mit Pressematerial versorgt. GESCHAFFT!